Proposition stratégique & technique
Automatisation du suivi
leads et prise
de rendez-vous
Architecture complète pour transformer chaque lead en rendez-vous qualifié — sans changer vos habitudes de travail.
01 — Le diagnostic
Le problème n'est pas le volume.
C'est la vitesse et la régularité.
C'est la vitesse et la régularité.
L'acquisition fonctionne. La qualité est là. Le goulet d'étranglement se situe entre la réception du lead et le premier contact humain.
8×
Les taux de conversion sont jusqu'à 8× plus élevés quand le lead est contacté dans les 5 premières minutes
78%
Des clients signent avec la première entreprise qui les rappelle
15–25%
Seulement des leads convertissent dans les 2 premières semaines — les autres nécessitent un suivi régulier
Le parcours cible
Lead reçu
Chatbot → Google Sheet + notification
T+0
SMS + Email auto
Confirmation immédiate + lien prise de RDV
T+1 min
Self-booking
Le lead réserve un créneau dans votre agenda
T+2 min
Appel humain
Le commercial rappelle si pas de booking
T+5 min
Relances auto
SMS + emails adaptés au statut, J+1 → J+21
J+1 → J+21
Le principe fondamental : l'automatisation ne remplace pas l'appel humain — elle le complète. Votre équipe continue de rappeler les leads le plus vite possible. Les séquences prennent le relais : confirmation, relances des injoignables, rappels de RDV. Tout est piloté par les statuts de votre Google Sheet.
02 — Le système
Vos statuts commandent tout.
Chaque changement de statut dans le Sheet déclenche ou stoppe les séquences. Votre équipe continue de travailler comme aujourd'hui.
| Statut | L'auto fait quoi | Zone |
|---|---|---|
| Nouveau lead | SMS + Email immédiats + séquence J+1 → J+21 | Active |
| En cours de traitement | Silence. Le commercial gère. Notification interne si stagnation > 72h | Silence |
| Report - à relancer | Séquence froide niveau 1 : SMS J+0, Email J+3, SMS J+7, Email J+14 | Active |
| Report - à relancer 2 | Séquence froide niveau 2 : plus espacée, ton "dernier essai" | Active |
| Report - mailing envoyé | Pause 5 jours (le mailing vient de partir). Reprise si toujours ce statut après | Pause |
| Relance agenda | SMS + Email immédiats avec lien Cal.com. Rappel sous 3 jours | Active |
| RDV agendé | STOP relances. Confirmation SMS + Email + .ics. Rappels J-1 et J-0 | Anti no-show |
| R2 positionné | Rappel J-1 adapté ("votre prochain rendez-vous") | Anti no-show |
| Étude à réaliser ss RDV | Silence. Notification interne si stagnation > 7 jours | Silence |
| En attente retour | 1 email doux après 10 jours de stagnation | Closing |
| Jamais atteint | 1 SMS + 1 email clôture, puis statut auto → Clôturé | Ultime |
| Signé | STOP total | Stop |
| Offre refusée | 1 email de clôture propre. Puis STOP. | Stop |
| Refus de RDV / Fake | STOP total. Aucun message. | Stop |
Point clé : quand un commercial met un lead en "En cours de traitement", l'automatisation se tait. Le commercial est aux commandes. L'auto ne reprend que si le lead stagne — et elle ne contacte jamais le prospect dans ce cas, elle notifie le commercial en interne.
03 — Les séquences
Chaque message a un objectif précis.
Séquence standard pour un nouveau lead — s'arrête dès que le statut change.
T+1 min
SMS
Confirmation + lien Cal.com
"Bonjour [Prénom], merci pour votre demande d'étude solaire. Je suis [Commercial] de Home Intelligence. Créneau ici : [lien]. Échange gratuit et sans engagement."
T+5 min
Email
Récap + réassurance
Objet : "Votre demande solaire a bien été reçue" — récap, process (échange 15-20 min), lien Cal.com, 5.0/5 Google, certifs Swissolar/OIBT, .ics si RDV déjà pris.
T+3h
SMS
Rappel discret
"Bonjour [Prénom], avez-vous pu consulter notre message ? Si vous souhaitez en discuter, vous pouvez réserver un créneau ici : [lien]. Nous restons à disposition."
J+1
Email
Simplicité + disponibilité
Objet : "Un créneau vous convient-il cette semaine ?" — message court, lien direct, rappel "gratuit, sans engagement".
J+2
SMS
Faciliter le contact
"Bonjour [Prénom], souhaitez-vous qu'on vous rappelle pour en discuter ? Vous pouvez simplement répondre OUI, ou réserver directement ici : [lien]"
J+4
Email
Preuve sociale + expertise locale
Objet : "Pourquoi nos clients nous consultent avant de se décider" — 5.0/5 Google, certifications, accompagnement Suisse romande.
J+7
SMS
Rappel sobre
"Bonjour [Prénom], je reviens vers vous concernant votre demande d'étude solaire. Si le sujet est toujours d'actualité, voici le lien pour réserver un échange : [lien]"
J+10
Email
Prise de nouvelles
Objet : "Votre projet solaire est-il toujours d'actualité ?" — message bienveillant, possibilité de clôturer ou de reprendre plus tard.
J+14
SMS
Relance douce
"Bonjour [Prénom], votre demande d'étude solaire est toujours ouverte chez nous. N'hésitez pas à réserver un échange si le sujet redevient d'actualité : [lien]"
J+21
Email
Fermeture propre
Objet : "Clôture de votre demande" — ferme la boucle proprement, laisse la porte ouverte avec le lien Cal.com.
Gestion des réponses SMS : si un prospect clique sur le lien et réserve un créneau, tout se met à jour automatiquement (statut, arrêt des relances, confirmation). Si un prospect répond par SMS (texte libre), le commercial assigné est notifié instantanément et traite la réponse lui-même. Seule exception automatique : le mot "STOP" déclenche l'arrêt immédiat des envois (obligation légale).
04 — Prise de rendez-vous
Le lead booke, tout se met à jour.
Calendrier synchronisé avec l'agenda Google de chaque commercial. Le statut du Sheet change automatiquement et toutes les relances s'arrêtent.
1
Lien personnalisé
URL pré-remplie avec email + prénom du prospect, routée vers le commercial assigné dans le Sheet.
2
Choix du créneau
Le lead ne voit que les disponibilités du commercial assigné, synchronisées en temps réel avec Google Calendar.
3
Confirmation automatique
SMS + Email + fichier .ics envoyés au prospect instantanément. Le prospect ajoute le RDV à son calendrier en 1 clic.
4
Sheet mis à jour
Statut → "RDV agendé", date RDV renseignée, toutes les relances stoppées automatiquement.
5
Commercial notifié
Email instantané avec toutes les infos du lead (téléphone, email, NPA, facture, chauffage) pour préparer le call.
Anti no-show
SMS confirmation immédiat · Email + fichier .ics (ajout calendrier 1 clic) · Rappel SMS la veille · Rappel SMS le matin du RDV · Lien de modification dans chaque message · Micro-engagement : "préparez votre facture d'électricité"
Report & annulation
Si le prospect replanifie → date mise à jour, commercial notifié · Si le prospect annule → statut → "Report - à relancer", séquence de relance reprend · No-show → notification au commercial, SMS doux au prospect
05 — Architecture technique
6 workflows, zéro friction.
Tout tourne sur une infrastructure existante. Le Google Sheet reste la source de vérité. Les messages partent depuis votre numéro et votre adresse email.
Workflows n8n
W1
Nouveau lead
Webhook chatbot → SMS + Email immédiats → notification commercial
W2
Scheduler séquences
2×/jour → lit le Sheet → filtre par statut + delta date → envoie le bon message
W3
Changement statut
Webhook onEdit → actions immédiates (confirmation RDV, relance agenda, clôture)
W4
Booking Cal.com
Webhook Cal.com → update Sheet → stop séquences → confirmation prospect
W5
Réponses SMS
Webhook Twilio → notification instantanée au commercial · STOP auto-détecté → arrêt envois
W6
Rappels RDV
Cron quotidien → vérifie les RDV de demain et aujourd'hui → SMS rappel
Twilio
SMS bidirectionnel · Numéro suisse dédié
Resend
Emails depuis votre domaine · SPF/DKIM
Cal.com
Prise de RDV · Sync Google Calendar
n8n
Orchestration · Auto-hébergé
06 — Investissement
Investissement.
Les messages partent depuis vos comptes — le prospect voit "Home Intelligence". Estimation basée sur ~150 leads/mois.
| Poste | Description | Estimation |
|---|---|---|
| SMS (Twilio) | Envoi + réception SMS suisses · Numéro dédié +41 | ~50 CHF/mois |
| Emails (Resend) | Emails transactionnels depuis votre domaine | Inclus |
| Prise de RDV (Cal.com) | Calendrier en ligne · Sync Google Calendar | À définir * |
| Infrastructure + orchestration | Serveur, automatisations, maintenance | À définir |
| Coûts outils estimés (hors infra) | ~50 – 150 CHF/mois |
* Le coût Cal.com dépend de l'option retenue : comptes individuels gratuits ou Cal.com Teams pour la gestion multi-commerciaux. Les coûts d'infrastructure, de mise en place et de maintenance seront définis ensemble lors de notre rendez-vous.
07 — Planning
8 à 10 jours ouvrés, tout compris.
Du setup des comptes au go-live. Formation incluse.
J1 – J2
Fondations
Compte Twilio + numéro suisse · Resend + DNS (SPF/DKIM/DMARC) · Cal.com configuré · Google Apps Script webhooks · Colonnes Sheet ajoutées · Case consentement chatbot
J3 – J4
Workflows core
W1 (nouveau lead) · W4 (booking Cal.com) · W5 (réponses SMS) · Step5 chatbot (bouton Cal.com post-formulaire)
J5 – J7
Séquences + rappels
W2 (scheduler complet — toutes les séquences par statut) · W3 (changement statut → actions) · W6 (rappels RDV) · Rédaction de tous les messages · Templates email
J8 – J9
Tests + formation
Test end-to-end sur chaque scénario de statut · Test réponses SMS · Test booking → update Sheet · Formation équipe (1h)
J10
Go live
Déploiement progressif (10 premiers leads) · Monitoring 48h · Ajustements · Full rollout
08 — À clarifier ensemble
Points à valider ensemble.
Pour que la solution s'intègre parfaitement à votre manière de travailler.
1
Chaque commercial a-t-il son propre Google Calendar, ou partagez-vous un agenda commun ? C'est ce qui détermine le setup du calendrier de prise de RDV.
2
Quelles sont vos heures ouvrées ? L'automatisation ne doit pas envoyer de SMS le soir ni le dimanche.
3
"Étude à réaliser ss RDV" — le prospect veut une étude sans passer par un appel ? L'auto doit-elle pousser vers un rendez-vous ou respecter ce souhait ?
4
"Relance agenda" — quand un commercial met ce statut, c'est un signal pour envoyer un lien de prise de RDV au prospect ? Si oui, ça devient un outil très pratique pour l'équipe.
5
"Report - relance mailing envoyé" — c'est vous qui envoyez cet email manuellement aujourd'hui ? Si oui, l'auto ne doit rien envoyer en doublon.
6
Après un no-show, quel statut mettez-vous ? Il n'y a pas de statut "No-show" dans votre liste. Faut-il en créer un ?
7
Quel délai moyen constatez-vous entre la réception d'un lead et le premier appel ? C'est notre point de départ pour mesurer l'amélioration.
8
Depuis quel numéro et quelle adresse email souhaitez-vous que les messages automatiques partent ?